Meeting Planner? Scopri se ne hai la stoffa!

In altre occasioni ho parlato dell’attitudine che un meeting planner deve avere per svolgere al meglio il suo lavoro.
Nella mia carriera mi sono scontrata con persone a cui questa attitudine mancava e posso assicurarvi che è molto difficile creare una sinergia lavorativa con loro… 
Per questo mi è sembrato molto carino e divertente questo piccolo “test” proposto dal sito di settore Meeting&Congressi, e scritto da Alessandra Boiardi. (qui l’originale)
Buona lettura!

 

Meeting planner si è o si diventa? Ecco un’annosa questione alla quale è difficile rispondere. Una cosa è certa: anche per organizzare eventi, e soprattutto per farlo bene, ci vuole talento. Bisogna insomma possedere, naturalmente, quelle attitudini personali che ci rendono più facile il compito.

Ma chi ha davvero la stoffa del meeting planner? Quali aspetti del nostro carattere ci permettono di dire che siamo nati per organizzare meeting? Per rispondere, in  maniera seria, alla difficile domanda rendendo tutto un po’ più divertente ci siamo inventati un piccolo test. Fallo insieme a noi!

Sei al bar e non trovi il solito panino che mangi ogni giorno in pausa pranzo:
A- Vai in panico e non sai che fare, poi decidi di non mangiare nulla
B- La cosa non ti piace affatto, ma ti rassegni e cambi panino
C- Dai un occhio agli ingredienti e ti inventi il panino più buono che tu abbia mai mangiato

Se hai risposto A non hai evidentemente molta “elasticità”. Lascia perdere gli eventi! Per essere un meeting planner bisogna essere flessibili e sapersi adattare agli imprevisti come se non avessi fatto altro nella vita. Problem solving è il mantra: dal guasto dell’impianto elettrico alla nevicata del secolo non c’è imprevisto che ti debba fare paura!

Un amico in difficoltà
A- ti chiama perché nessuno lo sa ascoltare come te
B- ti chiama perché prima ha provato col suo migliore amico, ma ha il telefono occupato
C- piuttosto di parlare con te ferma un passante per strada

La tua risposta è A? Benissimo! Il meeting planner ideale sa infatti ascoltare, una dote importantissima per esempio nelle fase di briefing, che richiede un’alta comprensione e rielaborazione delle esigenze di chi vi ha commissionato il proprio evento. Ma in generale, sapere ascoltare ti aiuterà a soddisfare tutte le richieste che ti verranno sottoposte, un passo dopo l’altro verso il pieno successo dell’evento.

A una festa
A- sei sempre tu l’ospite d’onore, non te ne perdi una
B- ci vai controvoglia, ma tagli la corda appena non hai sguardi addosso
C- ti dai malato e sei già sul divano col pigiamone e telecomando in mano

Pensaci bene, chi è il re delle feste? Se sei tu molto bene, perché il meeting planner deve anche essere simpatico, molto bravo con le pubbliche relazioni, sapersi circondarsi di gente e avere qualcosa da dire in ogni circostanza. Certo, applicandosi si può anche imparare a essere più socievoli di quello che viebe naturale, ma è indubbio che chi si diverte veramente è più trascinante e coinvolgente. Una questione di credibilità…

Quante ore ha una giornata?
A- 8 ore lavorative
B- 24 ore
C- 48 ore

48? Risposta esatta! Per chi organizza eventi non c’è pausa, si arriva presto la mattina e si va a casa tardi la sera, perché c’è solo una regola che vale più di tutte: rispettare le scadenze. Insomma, devi essere instancabili, con le batterie sempre cariche. E devi essere disposto a essere chiamato in causa anche lontano dagli orari di lavoro, cercando di conciliare meglio che puoi il tuo lavoro con la vita privata (a proposito, se anche tu hai bisogno di tregua, leggi i nostri consigli contro lo stress da event planning).

Davanti alla porta di casa
A- passi almeno 5 minuti a cercare le chiavi in tutte le tasche, ma alla fine le trovi sempre
B- non ti metti proprio a cercare le chiavi, le hai sicuramente dimenticate. Suoni sperando che qualcuno sia in casa
C- hai già la chiave giusta in mano, sì ma due chilometri prima

La precisione è tutto per svolgere al meglio il mestiere di meeting planner. Sapere sempre come stanno le cose, avere tutte le informazioni in ordine e sempre reperibili, tenere tutto sotto controllo è l’anticamera del successo. Solo così non sarai mai colti di sorpresa e potrai rispondere immediatamente e con cognizione di causa a tutte le (molte) domande che ti rivolgono costantemente.

Insomma, abbiamo giocato ma le intenzioni sono piuttosto serie: come per tutti i mestieri le qualità personali aiutano il successo anche nell’organizzazione per gli eventi. Un mestiere, quello del meeting planner, che, riassumiamo, richiede flessibilità, capacità di ascolto, buona indole per le pubbliche relazioni, molta buona volontà e resistenza allo stress e tanta precisione.
E, aggiungiamo, un certo gusto per il dettaglio, perché in un evento tutto deve essere perfetto, si sa, e niente può essere lasciato al caso.

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